Certyfikacja ISO 41001 — Facility Management
ISO 41001:2018 to międzynarodowa norma systemu zarządzania w Facility Management (FM). Stosowana przez firmy FM oraz wewnętrzne działy administracyjne dużych korporacji. Realizujemy proces certyfikacji — certyfikat jest wystawiany przez międzynarodową jednostkę partnerską.
Czym jest ISO 41001?
ISO 41001:2018 to międzynarodowa norma systemu zarządzania w Facility Management — definiuje wymagania dla organizacji świadczących usługi FM dla obiektów komercyjnych: centrów biurowych, handlowych, magazynowych, kampusów korporacyjnych, obiektów przemysłowych. Obejmuje pełen zakres usług FM: utrzymanie techniczne, sprzątanie, ochronę, recepcję, zarządzanie najemcami, gospodarkę odpadami, obsługę wydarzeń.
Stosowana zarówno przez wyspecjalizowane firmy FM (zewnętrzni dostawcy), jak i wewnętrzne działy administracyjne dużych korporacji, które zarządzają portfelem własnych obiektów. Daje obiektywne potwierdzenie dojrzałości procesowej — coraz częściej wymagana w przetargach na duże kontrakty FM.
- Pełna nazwa
- ISO 41001:2018 — Facility Management — Management systems
- Domena
- Facility Management (FM) — zarządzanie obiektem i usługami pomocniczymi
- Adresat
- Firmy FM, działy administracyjne korporacji, zarządcy nieruchomości komercyjnych
- Korzyść
- Standardyzacja procesów FM — argument w kwalifikacji dostawców
Wymagania ISO 41001.
- 4
Kontekst FM i strony zainteresowane
Identyfikacja interesariuszy: właściciel obiektu, najemcy, użytkownicy końcowi, dostawcy, organy publiczne.
- 7
Wsparcie i kompetencje FM
Wymagania kompetencji personelu FM — facility manager, technicy, dostawcy usług pomocniczych.
- 8
Działania operacyjne FM
Procesy: utrzymanie techniczne, sprzątanie, ochrona, recepcja, zarządzanie najemcami, gospodarka odpadami, obsługa wydarzeń.
- 8.5
Zarządzanie ryzykiem operacyjnym
BHP, ochrona przeciwpożarowa, ciągłość działania, zarządzanie incydentami w obiekcie.
Proces certyfikacji w pięciu krokach.
- 01 1 dzień
Zapytanie + wycena
Rozmowa o zakresie FM (typ obiektu/portfela, liczba lokalizacji, zakres usług). Bezpłatna wycena w 2h.
- 02 3–5 dni
Plan auditu
Ustalenie zespołu audytorskiego z kompetencjami w FM i nieruchomościach komercyjnych.
- 03 1 dzień
Audyt etapu 1
Przegląd dokumentacji systemu FM — kontrakty, SLA, polityki, procedury operacyjne.
- 04 1–3 dni
Audyt etapu 2
Audyt w siedzibie organizacji — wybrane obiekty z portfela, weryfikacja realizacji usług, kontrola jakości, kompetencje personelu.
- 05 2–3 tyg.
Wystawienie certyfikatu
Decyzja certyfikacyjna i wystawienie certyfikatu przez międzynarodową jednostkę akredytowaną.
Ocena zarządzania obiektami według ISO 41001 i rodziny ISO 41000
Podstawę oceny stanowią ISO 41001 oraz normy ISO 41011, ISO 41012 i ISO 41014. Zakres można połączyć z oceną według ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001 lub ISO 55001. Dodatkowe kryteria uwzględniają działalność zarządców obiektów oraz dostawców usług zarządzania obiektami.
Zasady certyfikacji ISO 41001 →Najczęstsze pytania.
Co to jest ISO 41001?
ISO 41001:2018 to międzynarodowa norma systemu zarządzania w Facility Management (FM). Definiuje wymagania dla organizacji świadczących usługi FM — utrzymanie techniczne, sprzątanie, ochrona, recepcja, zarządzanie najemcami, gospodarka odpadami. Stosowana zarówno przez firmy FM (zewnętrznych dostawców usług), jak i wewnętrzne działy administracyjne dużych korporacji.
Czy potrzebuję ISO 41001 jako dostawca usług FM?
ISO 41001 jest coraz częściej wymagana lub preferowana w przetargach na duże kontrakty FM (centra biurowe, centra handlowe, kampusy korporacyjne). Daje sygnał dojrzałości procesowej i standaryzacji jakości. W połączeniu z ISO 9001/14001/45001 (typowy zestaw dla FM) — kompletny pakiet kwalifikacyjny.
Czy korporacja może wdrożyć ISO 41001 dla wewnętrznego działu FM?
Tak — ISO 41001 stosuje się również do wewnętrznych jednostek FM w korporacjach. Korzyść: standardyzacja procesów między lokalizacjami, lepszy benchmark wewnętrzny, jasne SLA z biznesem. Argument w komunikacji „FM jako profesjonalny dostawca usług dla biznesu", nie „koszt do cięcia".
Czy ISO 41001 obejmuje BHP w obiekcie?
ISO 41001 zawiera wymagania ogólne dotyczące zarządzania ryzykiem operacyjnym (w tym BHP w obiekcie). Pełne wymagania BHP dostarcza ISO 45001. Najczęściej organizacje certyfikują obie normy razem — ISO 41001 jako ramy FM + ISO 45001 jako ramy BHP.
Pogłębienie wiedzy
Program certyfikacji facility management
Zasady i zakres programu certyfikacji ISO 41001 prowadzonego przez Multicert.
BlogISO 50001 — system zarządzania energią
Zarządzanie energią obiektu uzupełnia system facility management i często certyfikuje się je wspólnie.
BlogESG w nieruchomościach — taksonomia UE, EPBD, klasy energetyczne
Wymagania środowiskowe dla budynków, które zarządca obiektu realizuje w ramach procesów FM.
BlogESG a miejsce w łańcuchu dostaw
Certyfikowany system zarządzania obiektem stanowi dowód dojrzałości procesowej oczekiwany przy kwalifikacji dostawców.
Ile to kosztuje.
Ceny netto. Cenę uzgadniamy przed zleceniem.
Cena certyfikacji nie jest stawką za normę — zależy od czasu audytu. Liczbę dni wyznaczają tablice IAF MD 5: efektywna liczba pracowników, liczba lokalizacji, zakres procesów. Ta sama metoda obowiązuje każdą akredytowaną jednostkę, więc różnice między ofertami biorą się ze stawki, a nie z tego, ile dni ktoś uzna za potrzebne. Kwoty poniżej odpowiadają organizacji do pięciu osób w jednej lokalizacji i jednej normie.
Audyt certyfikacyjny — etap 1 i etap 2
od 4 900 zł netto
Najpierw czytamy dokumentację systemu, potem sprawdzamy w firmie, czy działa tak, jak został opisany. To dwa etapy jednego postępowania, nie dwie usługi. Ustalenia dostają Państwo na piśmie, a decyzję o certyfikacie podejmuje osoba, która audytu nie prowadziła — tego wymaga norma i stąd bierze się wartość dokumentu. Certyfikat obowiązuje trzy lata.
Przy audycie na miejscu dochodzi dojazd i nocleg według rzeczywistego kosztu; audyt zdalny ich nie generuje.
Nadzór roczny
od 3 900 zł netto
Certyfikat nie jest dokumentem, który się odbiera i odkłada na trzy lata. Co roku sprawdzamy, czy system nadal działa — w zakresie wyznaczonym przez program, więc węziej niż za pierwszym razem. Pominięcie nadzoru unieważnia certyfikat i nie da się tego nadrobić później, dlatego budżet warto liczyć od razu na trzy lata, nie na pierwszy rok.
Recertyfikacja po trzech latach
od 4 900 zł netto
Po trzech latach certyfikat wygasa i system przechodzi ocenę od nowa — tym razem także pod kątem minionego cyklu: czy niezgodności wróciły, czy zmiany w firmie znalazły odzwierciedlenie w systemie. Organizację już znamy, więc audyt jest krótszy niż pierwszy, ale obejmuje całość wymagań.
Kilka norm w jednym postępowaniu
rabat do 20%
Normy zbudowane na wspólnej strukturze mają identyczne rozdziały o kontekście, przywództwie, planowaniu i ocenie efektów. Audytowanie ich osobno oznaczałoby sprawdzanie tego samego kilka razy. Robimy to raz, jednym zespołem, i wydajemy jeden raport. Ile zejdzie z ceny, zależy od tego, jak bardzo wymagania się pokrywają — podajemy to w ofercie wraz z wyliczeniem dni.
Czego nie robimy
Nie wdrażamy systemu, nie piszemy procedur i nie szkolimy z ich stosowania. Nie z braku kompetencji — jednostka, która najpierw zbuduje system, a potem go oceni, ocenia własną pracę. Certyfikat jest wart dokładnie tyle, ile niezależność tego, kto go wydał.
Podane kwoty są cenami wyjściowymi dla zakresu opisanego przy każdej pozycji. Nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy (art. 71 k.c.). Wiążącą cenę podajemy w pisemnej ofercie, po ustaleniu zakresu — i nie zmieniamy jej w trakcie realizacji.
Wyceń certyfikację — Certyfikacja ISO 41001 — Facility Management.
Nasza doradczyni potwierdzi zakres i model realizacji. Audyt prowadzą niezależni specjaliści współpracujący z Multicert, a certyfikat jest wystawiany przez jednostkę akredytowaną lub notyfikowaną wskazaną w ofercie i na dokumencie.
Właściwą ścieżkę oceny zgodności oraz jednostkę wystawiającą certyfikat potwierdzamy na etapie zapytania, na podstawie wyrobu, jego przeznaczenia i dokumentu odniesienia.
Joanna Kałuża
Systemy zarządzania ISO
Inne obszary certyfikacji i zgodności