Regulamin certyfikacji dobrowolnej Multicert

Jeden regulamin dla wszystkich programów certyfikacji dobrowolnej Multicert. Dokumenty poszczególnych programów (MS-XXX 001:RRRR) powołują się na niniejszy Regulamin i zawierają jedynie zapisy specyficzne dla danego programu.

1. 01Postanowienia ogólne i zakres regulaminu

   Niniejszy Regulamin określa zasady prowadzenia dobrowolnej certyfikacji przez Multicert Sp. z o.o. (dalej: Multicert lub Jednostka) w ramach programów certyfikacji będących własnymi schematami Jednostki (dalej: Programy), oznaczanych kodami w formacie MS-XXX 001:RRRR.

   Regulamin stosuje się łącznie z dokumentem właściwego Programu. W razie rozbieżności dokument Programu ma pierwszeństwo w zakresie zagadnień specyficznych dla danego Programu (zakres certyfikacji, norma odniesienia, kryteria szczegółowe, czas auditu); w pozostałym zakresie obowiązuje niniejszy Regulamin.

   Niniejszy Regulamin nie dotyczy certyfikacji prowadzonej na podstawie akredytacji ani certyfikacji prowadzonej w ramach programów jednostek partnerskich. Do tych procesów stosuje się odrębne zasady właściwe dla danego zakresu i jednostki wydającej certyfikat.

2. 02Definicje

   • Program certyfikacji — zbiór wymagań certyfikacyjnych i zasad postępowania dotyczących określonego przedmiotu certyfikacji.
   • Norma odniesienia — norma, specyfikacja techniczna lub inny dokument odniesienia, na zgodność z którym prowadzona jest certyfikacja w danym Programie (wskazany w dokumencie Programu).
   • Wnioskujący — organizacja, która złożyła wniosek o certyfikację.
   • Organizacja certyfikowana — organizacja, której Multicert udzielił certyfikatu.
   • Audit — systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodów oraz ich obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów certyfikacji.
   • Weryfikator — kompetentna osoba, która nie uczestniczyła w audicie danej sprawy i dokonuje niezależnego przeglądu jego wyników.
   • Osoba podejmująca decyzję — upoważniona osoba, która nie uczestniczyła w audicie danej sprawy i podejmuje decyzję o udzieleniu, utrzymaniu, zawieszeniu, cofnięciu lub zmianie zakresu certyfikacji.
   • Znak certyfikacji — znak (logotyp) wskazujący na posiadanie ważnego certyfikatu w danym Programie.

3. 03Certyfikacja dobrowolna — charakter i podstawy

   Certyfikacja prowadzona na podstawie niniejszego Regulaminu jest dobrowolna — nie wynika z obowiązku prawnego i nie zastępuje certyfikacji obowiązkowej ani akredytowanej, jeżeli taka jest dla danego przedmiotu wymagana.

   Program klasyfikuje się według rzeczywistego przedmiotu certyfikacji. Dla systemów zarządzania stosuje się właściwe zasady ISO/IEC 17021-1, a dla wyrobów, procesów i usług — właściwe zasady ISO/IEC 17065 oraz, jeżeli ma zastosowanie, ISO/IEC 17067. Dokument właściwego Programu określa kryteria, przebieg, sposób ustalania czasu, zasady próbkowania i nadzoru.

   Każdy dokument programu jednoznacznie wskazuje jego status jako dobrowolny program certyfikacji Multicert prowadzony według zasad ISO/IEC 17065 albo ISO/IEC 17021-1 — odpowiednio do przedmiotu oceny. Certyfikat potwierdza wynik oceny względem kryteriów wskazanych na dokumencie i w zakresie objętym decyzją. W materiałach Programu nie stosuje się symbolu akredytacji ani sformułowań sugerujących certyfikację akredytowaną, notyfikowaną albo urzędową. Jeżeli dla tego samego przedmiotu dostępna jest ścieżka akredytowana, jest ona przedstawiana jako odrębna usługa ze wskazaniem jednostki wydającej certyfikat.

4. 04Wniosek o certyfikację i umowa

   Postępowanie certyfikacyjne wszczyna się na wniosek organizacji. Wniosek składa się przez formularz dostępny pod adresem multicert.pl/wniosek-o-certyfikacje (dla wybranych Programów dostępne są formularze rozszerzone). Złożenie wniosku jest niezobowiązujące i nie stanowi zawarcia umowy.

   Na podstawie wniosku Multicert przeprowadza przegląd (m.in. zakres, lokalizacje, złożoność, posiadana dokumentacja) i przedstawia indywidualną ofertę. Po jej akceptacji zawierana jest umowa certyfikacyjna określająca w szczególności zakres certyfikacji, program i harmonogram auditów, prawa i obowiązki stron oraz opłaty. Umowa odsyła do niniejszego Regulaminu i dokumentu właściwego Programu.

5. 05Przebieg certyfikacji

   Certyfikacja początkowa obejmuje:

   1. Etap 1 — przegląd dokumentacji oraz ocena gotowości organizacji do auditu Etapu 2 (może być prowadzony zdalnie lub w siedzibie organizacji).
   2. Etap 2 — audit wdrożenia i skuteczności, prowadzony w lokalizacji(-ach) organizacji (z możliwością elementów zdalnych), w tym obserwacje, wywiady i przegląd zapisów.
   3. Rozpatrzenie wyników i decyzja — Weryfikator sprawdza ustalenia auditu i działania podjęte po niezgodnościach. Decyzję podejmuje upoważniona osoba, która nie uczestniczyła w audicie tej organizacji.

   W uzasadnionych przypadkach możliwy jest audit dodatkowy lub pre-audit diagnostyczny (informacyjny, niewpływający na decyzję). Certyfikat wydaje się po zamknięciu wszystkich niezgodności w terminie określonym w programie auditu.

6. 06Nadzór, recertyfikacja i ważność certyfikatu

   Certyfikat wydaje się na okres 3 lat. W cyklu certyfikacji prowadzone są dwa audity nadzoru (zwykle w 12. i 24. miesiącu), potwierdzające utrzymanie zgodności. Przed upływem ważności przeprowadza się audit recertyfikacyjny warunkujący wydanie certyfikatu na kolejny okres.

   Ważność certyfikatu zależy od pozytywnego wyniku auditów nadzoru i recertyfikacyjnego oraz wywiązywania się przez organizację z obowiązków określonych w umowie, niniejszym Regulaminie i dokumencie Programu. Możemy przeprowadzić audit dodatkowy, w tym bez zapowiedzi, m.in. w reakcji na uzasadnioną skargę, zmiany w organizacji lub w celu weryfikacji działań po niezgodnościach.

7. 07Prawa i obowiązki organizacji certyfikowanej

   Organizacja certyfikowana zobowiązuje się w szczególności:

   • spełniać w sposób ciągły wymagania certyfikacji i utrzymywać zgodność w całym zakresie certyfikatu;
   • umożliwić przeprowadzenie auditów (w tym dostęp do lokalizacji, dokumentacji, zapisów, personelu i — w razie potrzeby — obserwatorów oraz auditów łączonych);
   • informować Multicert bez zbędnej zwłoki o istotnych zmianach mogących wpływać na zgodność (m.in. status prawny, własność, organizacja i zarządzanie, adresy i lokalizacje, zakres działalności, istotne zmiany w systemie);
   • używać certyfikatu i znaku certyfikacji wyłącznie zgodnie z zasadami określonymi w pkt 9;
   • nie wykorzystywać certyfikacji w sposób wprowadzający w błąd oraz nie sugerować, że certyfikat dotyczy działalności lub lokalizacji nieobjętych zakresem;
   • prowadzić rejestr skarg dotyczących przedmiotu certyfikacji i udostępniać go na żądanie Multicert;
   • w razie zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu — zaprzestać używania wszelkich odniesień do certyfikacji.

8. 08Używanie certyfikatu i znaku certyfikacji

   Certyfikat może być używany wyłącznie przez organizację certyfikowaną, w okresie jego ważności i w jego zakresie. Prawo do używania znaku certyfikacji przysługuje tylko wtedy, gdy zostało wyraźnie przyznane w dokumencie właściwego Programu, umowie, rekordzie certyfikatu albo odrębnym upoważnieniu Multicert. Sam dostęp do publicznego wzoru znaku nie nadaje prawa do jego stosowania. Gotowe wzory informacji do strony internetowej, ofert i materiałów reklamowych oraz zasady doboru właściwego znaku udostępnia Multicert pod adresem multicert.pl/uzyj-znaku.

   • Znak nie może być umieszczany na wyrobie ani na opakowaniu jednostkowym w sposób sugerujący certyfikację wyrobu, ani na raportach z badań, wzorcowań lub inspekcji.
   • Odniesienia do certyfikacji w materiałach informacyjnych i reklamowych nie mogą wprowadzać w błąd co do zakresu, statusu (dobrowolny) ani podmiotu certyfikującego.
   • Możemy wymagać korekty lub zaprzestania użycia znaku albo odniesień; uporczywe lub wprowadzające w błąd naruszenie skutkuje zawieszeniem lub cofnięciem certyfikatu oraz — w razie potrzeby — działaniami prawnymi i opublikowaniem sprostowania.

9. 09Zawieszenie, cofnięcie i ograniczenie zakresu certyfikatu

   Zawieszenie certyfikatu może nastąpić m.in. gdy: stwierdzono trwałe lub poważne naruszenie wymagań certyfikacji (w tym dotyczących skuteczności systemu), organizacja uniemożliwia przeprowadzenie auditu nadzoru lub recertyfikacyjnego w wymaganym terminie, organizacja dobrowolnie o to wnioskuje, albo nadużywa certyfikatu lub znaku. Zawieszenie jest czasowe; w okresie zawieszenia certyfikat jest nieważny, a organizacja zaprzestaje odniesień do certyfikacji.

   Cofnięcie certyfikatu następuje m.in. gdy: nie usunięto przyczyn zawieszenia w wyznaczonym terminie, naruszenie ma charakter rażący, organizacja nie wywiązuje się z umowy lub finansowania, albo wnioskuje o rezygnację z certyfikacji.

   Ograniczenie zakresu stosuje się, gdy organizacja przestała spełniać wymagania dla części zakresu certyfikatu.

   Decyzje w tych sprawach podejmuje upoważniona osoba nieuczestnicząca w audicie, którego wynik podlega rozpatrzeniu; organizacji przysługuje odwołanie (pkt 12). Informacja o statusie certyfikatów (aktywny, zawieszony, cofnięty) udostępniana jest w rejestrze certyfikatów.

10. 10Bezstronność, niezależność i poufność

    Multicert deklaruje i utrzymuje bezstronność zgodnie z wymaganiami ISO/IEC 17065 §4.2 oraz ISO/IEC 17021-1 §5. Ryzyka dla bezstronności są identyfikowane i ograniczane; nadzór nad zabezpieczeniem bezstronności sprawuje wyznaczony organ Jednostki.

    • Multicert nie świadczy usług doradczych (konsultingu) w zakresie projektowania, wdrażania lub utrzymywania systemów będących przedmiotem certyfikacji.
    • Auditorzy nie uczestniczą w audicie organizacji, dla której w okresie 24 miesięcy poprzedzających audit świadczyli usługi doradcze.
    • Decyzję certyfikacyjną podejmują osoby niebiorące udziału w audicie danej organizacji.
    • Wynagrodzenie auditorów i osób decydujących nie zależy od liczby ani wyniku przeprowadzonych certyfikacji.

    Informacje uzyskane w toku certyfikacji są poufne i nie są ujawniane stronom trzecim bez zgody organizacji, z wyjątkiem zakresu wymaganego prawem oraz informacji publikowanych w rejestrze certyfikatów. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z polityką prywatności.

11. 11Reklamacje, odwołania i skargi

    • Reklamacje i skargi dotyczące postępowania auditowego lub obsługi — kierować na adres biuro@multicert.pl; termin rozpatrzenia: 14 dni. Jeżeli sprawa wymaga więcej czasu, informujemy wnoszącego o przyczynie i nowym terminie.
    • Odwołania od decyzji certyfikacyjnej (m.in. odmowa udzielenia, zawieszenie, cofnięcie, ograniczenie zakresu) — rozpatrywane przez osoby nieuczestniczące w zaskarżonej decyzji; termin: 30 dni. Złożenie odwołania nie wstrzymuje skuteczności decyzji, chyba że upoważniona osoba postanowi inaczej.
    • Skargi stron trzecich dotyczące organizacji certyfikowanej lub naszej działalności — kanał survey@multicert.pl; potwierdzona skarga może uzasadniać dodatkowy audit, w tym audit bez zapowiedzi.

    Rozpatrywanie reklamacji, odwołań i skarg prowadzą osoby niezaangażowane w sprawę, której dotyczą. Wnoszący jest informowany o sposobie załatwienia sprawy.

12. 12Opłaty

    Opłaty za certyfikację, audity nadzoru i ponowną certyfikację oraz ewentualne audity dodatkowe ustala się indywidualnie na podstawie zakresu, skali, lokalizacji, złożoności organizacji i czasu auditu obliczonego według właściwego Programu. Podawane na stronie widełki cenowe mają charakter orientacyjny i nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego.

13. 13Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

    Możemy zmieniać niniejszy Regulamin oraz dokumenty Programów, w szczególności w związku ze zmianami norm odniesienia, wymagań akredytacyjnych lub przepisów prawa. O istotnych zmianach mających wpływ na organizacje certyfikowane informujemy, wskazując termin dostosowania. Aktualną wersję Regulaminu publikujemy na stronie multicert.pl.

    W sprawach nieuregulowanych stosuje się dokument właściwego Programu, umowę certyfikacyjną oraz powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.