Certyfikacja ISO 30401 — Knowledge Management
ISO 30401:2018 to pierwsza międzynarodowa norma zarządzania wiedzą (Knowledge Management Systems, KMS). Pomaga organizacjom systematyzować pozyskiwanie, tworzenie, dzielenie i wykorzystywanie wiedzy. Realizujemy proces certyfikacji — certyfikat jest wystawiany przez międzynarodową jednostkę partnerską.
Czym jest ISO 30401?
ISO 30401:2018 to pierwsza międzynarodowa norma określająca wymagania dla systemów zarządzania wiedzą organizacyjną (Knowledge Management Systems, KMS). Wprowadza systematyczne podejście do wiedzy jako kluczowego aktywa biznesowego — pozyskiwanie wiedzy z zewnątrz, tworzenie wiedzy wewnątrz organizacji, walidacja, dystrybucja i aktualizacja.
Stosowana w organizacjach, w których wiedza jest podstawowym czynnikiem wartości: firmy konsultingowe, kancelarie prawne, software house, R&D, instytucje badawcze, agencje rządowe. Kluczowe pytanie: czy nasza organizacja umie zachować wiedzę pomimo rotacji pracowników i skalować know-how przy wzroście?
- Pełna nazwa
- ISO 30401:2018 — Knowledge Management Systems — Requirements
- Domena
- Zarządzanie wiedzą organizacyjną (KMS)
- Struktura
- High Level Structure — kompatybilna z ISO 9001/14001/27001
- Adresat
- Firmy konsultingowe, IT, R&D, instytucje badawcze, agencje rządowe
Struktura wymagań ISO 30401.
- 4
Kontekst zarządzania wiedzą
Identyfikacja kluczowej wiedzy organizacji — jawna (explicit) vs ukryta (tacit), wewnętrzna vs zewnętrzna.
- 7
Wsparcie + kultura wiedzy
Zasoby, kompetencje, świadomość, komunikacja, kultura sprzyjająca dzieleniu się wiedzą.
- 8
Działania operacyjne KM
Pozyskiwanie, tworzenie, walidacja, przechowywanie, dystrybucja, aktualizacja wiedzy.
- 9
Ocena efektywności KM
Pomiary skuteczności zarządzania wiedzą, zwrot z inwestycji w wiedzę, audity wewnętrzne.
Proces certyfikacji w pięciu krokach.
- 01 1 dzień
Zapytanie + wycena
Rozmowa o zakresie KM (typ organizacji, kluczowa wiedza). Bezpłatna wycena w 2h.
- 02 3–5 dni
Plan auditu
Ustalenie zespołu audytorskiego z kompetencjami w zarządzaniu wiedzą.
- 03 1 dzień
Audyt etapu 1
Przegląd dokumentacji systemu KM — typowo zdalnie.
- 04 1–2 dni
Audyt etapu 2
Audyt w siedzibie organizacji — weryfikacja procesów KM, baz wiedzy, kompetencji, kultury organizacyjnej.
- 05 2–3 tyg.
Wystawienie certyfikatu
Decyzja certyfikacyjna i wystawienie certyfikatu przez międzynarodową jednostkę akredytowaną.
Najczęstsze pytania.
Co to jest ISO 30401?
ISO 30401:2018 to pierwsza międzynarodowa norma określająca wymagania dla systemów zarządzania wiedzą (Knowledge Management Systems, KMS). Pomaga organizacjom systematyzować pozyskiwanie, tworzenie, dzielenie i wykorzystywanie wiedzy jako kluczowego aktywa biznesowego. Stosowana w firmach konsultingowych, IT, R&D, instytucjach badawczych, agencjach rządowych.
Kto powinien wdrożyć ISO 30401?
Firmy, w których wiedza jest kluczowym aktywem biznesowym: konsulting, prawnicy, IT/software house, R&D, instytucje naukowe, agencje rządowe, organizacje wiedzy. Również firmy z wysoką rotacją (utrata wiedzy z odejściem pracowników) lub planujące skalowanie (potrzeba systematyzacji know-how).
Czy potrzebuję narzędzi IT do wdrożenia ISO 30401?
ISO 30401 nie wymaga konkretnych narzędzi — definiuje procesy, nie technologię. W praktyce większość organizacji używa baz wiedzy (Confluence, SharePoint, Notion), systemów dokumentowych, platform e-learning. Ważniejsza niż narzędzia jest kultura dzielenia się wiedzą i przywództwo wspierające KM.
Pogłębienie wiedzy
Blog Multicert
Artykuły eksperckie o certyfikacji ISO, wyrobach budowlanych, oznakowaniu CE i regulacjach Unii Europejskiej.
InterpretacjaInterpretacje normatywne
Praktyczne interpretacje norm wyrobów — luki, klasyfikacje, ścieżki certyfikacji.
ProgramProgramy autorskie Multicert
Dobrowolne programy branżowe Multicert wraz z informacją o kryteriach, zakresie i statusie dokumentu.
Ile to kosztuje.
Ceny netto. Cenę uzgadniamy przed zleceniem.
Cena certyfikacji nie jest stawką za normę — zależy od czasu audytu. Liczbę dni wyznaczają tablice IAF MD 5: efektywna liczba pracowników, liczba lokalizacji, zakres procesów. Ta sama metoda obowiązuje każdą akredytowaną jednostkę, więc różnice między ofertami biorą się ze stawki, a nie z tego, ile dni ktoś uzna za potrzebne. Kwoty poniżej odpowiadają organizacji do pięciu osób w jednej lokalizacji i jednej normie.
Audyt certyfikacyjny — etap 1 i etap 2
od 4 900 zł netto
Najpierw czytamy dokumentację systemu, potem sprawdzamy w firmie, czy działa tak, jak został opisany. To dwa etapy jednego postępowania, nie dwie usługi. Ustalenia dostają Państwo na piśmie, a decyzję o certyfikacie podejmuje osoba, która audytu nie prowadziła — tego wymaga norma i stąd bierze się wartość dokumentu. Certyfikat obowiązuje trzy lata.
Przy audycie na miejscu dochodzi dojazd i nocleg według rzeczywistego kosztu; audyt zdalny ich nie generuje.
Nadzór roczny
od 3 900 zł netto
Certyfikat nie jest dokumentem, który się odbiera i odkłada na trzy lata. Co roku sprawdzamy, czy system nadal działa — w zakresie wyznaczonym przez program, więc węziej niż za pierwszym razem. Pominięcie nadzoru unieważnia certyfikat i nie da się tego nadrobić później, dlatego budżet warto liczyć od razu na trzy lata, nie na pierwszy rok.
Recertyfikacja po trzech latach
od 4 900 zł netto
Po trzech latach certyfikat wygasa i system przechodzi ocenę od nowa — tym razem także pod kątem minionego cyklu: czy niezgodności wróciły, czy zmiany w firmie znalazły odzwierciedlenie w systemie. Organizację już znamy, więc audyt jest krótszy niż pierwszy, ale obejmuje całość wymagań.
Kilka norm w jednym postępowaniu
rabat do 20%
Normy zbudowane na wspólnej strukturze mają identyczne rozdziały o kontekście, przywództwie, planowaniu i ocenie efektów. Audytowanie ich osobno oznaczałoby sprawdzanie tego samego kilka razy. Robimy to raz, jednym zespołem, i wydajemy jeden raport. Ile zejdzie z ceny, zależy od tego, jak bardzo wymagania się pokrywają — podajemy to w ofercie wraz z wyliczeniem dni.
Czego nie robimy
Nie wdrażamy systemu, nie piszemy procedur i nie szkolimy z ich stosowania. Nie z braku kompetencji — jednostka, która najpierw zbuduje system, a potem go oceni, ocenia własną pracę. Certyfikat jest wart dokładnie tyle, ile niezależność tego, kto go wydał.
Podane kwoty są cenami wyjściowymi dla zakresu opisanego przy każdej pozycji. Nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy (art. 71 k.c.). Wiążącą cenę podajemy w pisemnej ofercie, po ustaleniu zakresu — i nie zmieniamy jej w trakcie realizacji.
Wyceń certyfikację — Certyfikacja ISO 30401 — Knowledge Management.
Nasza doradczyni potwierdzi zakres i model realizacji. Audyt prowadzą niezależni specjaliści współpracujący z Multicert, a certyfikat jest wystawiany przez jednostkę akredytowaną lub notyfikowaną wskazaną w ofercie i na dokumencie.
Właściwą ścieżkę oceny zgodności oraz jednostkę wystawiającą certyfikat potwierdzamy na etapie zapytania, na podstawie wyrobu, jego przeznaczenia i dokumentu odniesienia.
Joanna Kałuża
Systemy zarządzania ISO
Inne obszary certyfikacji i zgodności