Certyfikat ZKP i ISO 9001 w czasie wojny: nadzór, gdy jednostka nie może przyjechać do zakładu

Wojna, stan wojenny albo oficjalne ostrzeżenia dla podróżujących mogą sprawić, że inspektor jednostki certyfikującej nie dojedzie do zakładu w terminie wynikającym z programu certyfikacji. Producent sprzedający wyroby na rynek Unii Europejskiej i importer, który opiera się na jego certyfikatach, muszą wtedy wiedzieć, czy certyfikat pozostaje ważny i jak długo jednostka może przesuwać nadzór.

Odpowiedź zależy od rodzaju certyfikatu. Dla wyrobów budowlanych w systemie oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych (AVCP) jednostka notyfikowana wydaje certyfikat zgodności zakładowej kontroli produkcji (ZKP) w systemie 2+ albo certyfikat stałości właściwości użytkowych w systemach 1 i 1+. Jest on warunkiem sporządzenia deklaracji właściwości użytkowych i oznakowania wyrobu znakiem CE. Certyfikaty systemów zarządzania, na przykład według ISO 9001, są dobrowolne. Każdy z tych rodzajów certyfikacji ma własne wytyczne dotyczące sytuacji nadzwyczajnych.

Dwa zestawy wytycznych

NB-CPR 23/938r2 określa wprost, że IAF ID 3 dotyczy przede wszystkim certyfikacji dobrowolnej i nie może mieć pierwszeństwa przed CPR i wytycznymi grupy jednostek notyfikowanych.

Certyfikat w systemie CE: wytyczne jednostek notyfikowanych

Dokument NB-CPR 23/938r2 powstał na podstawie doświadczeń z pandemii COVID-19. W przedmowie wskazano, że w czasie jego przygotowania w niektórych krajach i regionach toczyła się wojna, a personel jednostek notyfikowanych mógł napotkać zagrożenia bezpieczeństwa przy wizytach w zakładach.

Wytyczne uznają za sytuację nadzwyczajną wyłącznie sytuację oficjalnie uznaną przez państwo członkowskie, na przykład ogłoszenie stanu wojennego lub oficjalne ograniczenia podróży. Jednostka notyfikowana nie może sama przesądzić, że sytuacja jest nadzwyczajna. Przyjmuje się, że przy ocenie bezpieczeństwa wizyty jednostki kierują się ostrzeżeniami dla podróżujących wydanymi przez ich państwo członkowskie.

Na podstawie oceny ryzyka jednostka dobiera środki, stosując zasadę proporcjonalności, czyli wybierając najmniej uciążliwe środki odpowiednie do zidentyfikowanego ryzyka. Środki można łączyć, a wytyczne nie traktują ich listy jako zamkniętej:

1. Działanie bez zmian, jeżeli sytuacja nie wpływa istotnie na produkcję, a personel jednostki może odwiedzić zakład.
2. Przesunięcie inspekcji: planowane przesunięcie nie powinno przekraczać 6 miesięcy i nie powinno obniżać częstotliwości kolejnych wizyt.
3. Działania dodatkowe, między innymi przedstawienie przez producenta wyników badań, kontroli i wzorcowań, rozmowy z kluczowymi osobami oraz audyt zdalny, jeżeli jednostka ma kompetencje do jego prowadzenia. Działania te nie zastępują inspekcji na miejscu, którą przeprowadza się, gdy tylko stanie się możliwa.
4. Inspekcja nadzwyczajna, jeżeli sytuacja poważnie wpłynęła na działalność producenta, a wizyta jest możliwa.
5. Ograniczenie, zawieszenie lub cofnięcie certyfikatu jako środek ostateczny.

Podstawą oceny ryzyka są informacje o tym, jak sytuacja wpłynęła na producenta: o wielkości produkcji, dostępności kluczowego personelu, zaopatrzeniu w surowce, dostępności laboratoriów i wzorcowań oraz o zmianach wprowadzonych w procedurach. Jeżeli producent uzna, że czasowo nie może zapewnić stałości właściwości użytkowych, jednostka może poinformować go o możliwości złożenia wniosku o dobrowolne zawieszenie certyfikatu.

Nowy certyfikat wymaga wizyty w zakładzie

NB-CPR 23/938r2 dotyczy utrzymania już wydanych certyfikatów. Przy nowym certyfikacie obowiązuje zasada ogólna z wytycznych NB-CPR 17/722r13 z 20 marca 2026 r.: wstępną inspekcję zakładu i zakładowej kontroli produkcji przeprowadza się na miejscu, we wszystkich lokalizacjach, w których odbywają się istotne procesy produkcyjne, bez możliwości próbkowania lokalizacji.

Dla producenta z regionu objętego działaniami wojennymi oznacza to, że certyfikat w systemie CE uzyska dopiero wtedy, gdy wizyta w zakładzie będzie możliwa i bezpieczna. Ocenę właściwości użytkowych wyrobu i dokumentację zakładowej kontroli produkcji można przygotować wcześniej. Inspekcja wstępna sprawdza, czy ocenę wykonano poprawnie, a certyfikat jednostka wydaje dopiero po inspekcji na miejscu.

Dla importera i dystrybutora certyfikat pozostaje ważny, dopóki jednostka notyfikowana go nie ograniczy, nie zawiesi ani nie cofnie. Status certyfikatu najpewniej potwierdza jednostka, która go wydała.

Producent spoza Unii Europejskiej

Wojna nie tworzy dla producentów z państw trzecich odrębnego trybu wprowadzania wyrobów budowlanych do obrotu w UE. Obowiązują te same zasady CPR co dla każdego producenta spoza Unii:

1. Certyfikat w systemie CE wydaje jednostka notyfikowana przez państwo członkowskie. Certyfikat jednostki z państwa trzeciego nie pozwala oznakować wyrobu znakiem CE, chyba że Unia zawarła z tym państwem umowę o ocenie zgodności obejmującą wyroby budowlane.
2. Wyrób musi mieć podmiot gospodarczy z siedzibą w UE. Rozporządzenie (UE) 2019/1020 w sprawie nadzoru rynku (art. 4) wymaga dla wyrobów objętych CPR podmiotu odpowiedzialnego wobec organów nadzoru rynku: importera albo upoważnionego przedstawiciela producenta.
3. Przy ocenie, czy wizyta w zakładzie jest bezpieczna, przyjmuje się, że jednostka kieruje się ostrzeżeniami dla podróżujących wydanymi przez państwo członkowskie, w którym ma siedzibę.

Certyfikat systemu zarządzania: IAF ID 3

IAF ID 3:2011 to dokument informacyjny Międzynarodowego Forum Akredytacji dotyczący zdarzeń nadzwyczajnych w certyfikacji akredytowanej. Odzwierciedla konsensus członków IAF, ale jednostki certyfikujące nie są zobowiązane do jego stosowania. Definicja wymienia wprost wojnę, a także między innymi strajk, zamieszki, niestabilność polityczną, terroryzm, pandemię, powódź i trzęsienie ziemi.

Jednostka certyfikująca powinna najpierw ocenić ryzyko dalszego utrzymania certyfikacji. W tym celu zbiera od organizacji informacje. Pyta między innymi, kiedy organizacja wróci do zwykłej działalności i czy korzysta z zastępczych miejsc produkcji lub dystrybucji. Sprawdza też, czy organizacja przekazała część procesów podwykonawcom i jak zdarzenie wpłynęło na system zarządzania. Jeżeli ryzyko jest niskie, jednostka może zastosować krótkoterminowe metody zastępcze, na przykład przegląd poza siedzibą organizacji zapisów z przeglądu zarządzania, działań korygujących i audytów wewnętrznych.

IAF ID 3 wskazuje trzy granice czasowe. Przy pierwszym audycie w nadzorze i przy ponownej certyfikacji wymaga, aby jednostka zebrała wystarczające dowody skuteczności systemu:

1. Pierwszy audyt w nadzorze można przesunąć o okres zwykle nieprzekraczający 6 miesięcy, czyli do 18 miesięcy od certyfikacji początkowej. W przeciwnym razie jednostka zawiesza certyfikację albo ogranicza jej zakres.
2. Kolejny audyt w nadzorze, zaplanowany na okres przestoju, można przesunąć do czasu wznowienia działalności, jeżeli organizacja całkowicie wstrzymała pracę na okres krótszy niż 6 miesięcy.
3. Ważność certyfikatu przed ponowną certyfikacją można przedłużyć o okres zwykle nieprzekraczający 6 miesięcy. Jeżeli audyt ponownej certyfikacji nie odbędzie się w tym czasie, należy przeprowadzić nowy audyt certyfikacji początkowej.

Odstępstwa od programu certyfikacji jednostka uzasadnia, dokumentuje i na żądanie udostępnia jednostce akredytującej. Od 1 stycznia 2026 r. działalność IAF przejęła Global Accreditation Cooperation (Global ACI). Według stanu z września 2026 r. odpowiednik IAF ID 3 w Global ACI jest w opracowaniu. Zasady stosowania technologii zdalnych w audytach opisujemy w artykule o zmianach w audytach zdalnych w latach 2024–2026.

Certyfikacja wyrobów budowlanych w Multicert

W systemie CE certyfikat wydaje partnerska jednostka notyfikowana, z którą współpracujemy przy certyfikacji wyrobów budowlanych. Certyfikację zakładowej kontroli produkcji w krajowym systemie oceny prowadzimy jako jednostka akredytowana przez PCA. Wytyczne NB-CPR opisane w tym artykule dotyczą systemu CE. Po otrzymaniu zapytania ustalimy, który system i które zasady dotyczą wyrobu i zakładu.

Kontakt

Renata Wojnowska · Doradczyni Klienta ds. wyrobów budowlanych i ZKP · +48 730 668 341 · biuro@multicert.pl

Powiązane artykuły:

• Audytor, chmura i sztuczna inteligencja: nowe zasady audytu ISO dla firm IT
• Nowy wzór deklaracji właściwości użytkowych