W typowej polskiej firmie wdrożenie ISO 9001 jest projektem operacyjnym: sponsoruje go dyrektor operacyjny, prowadzi kierownik jakości, finansuje budżet operacyjny. Dyrektor finansowy traktuje normę jako koszt zgodności i nie patrzy na nią przez pryzmat finansowy. Ten podział pomija fakt, że ISO 9001:2015 zawiera klauzulę 6.1 dotyczącą ryzyk i szans, która czyni z normy ramy zarządzania ryzykiem operacyjnym, czyli dotyka dokładnie tego obszaru, za który dyrektor finansowy odpowiada bezpośrednio.
Zacznijmy od zastrzeżenia, bo temat przyciąga efektowne liczby. Nie ma publicznych badań, które przypisywałyby certyfikatowi konkretną obniżkę składki ubezpieczeniowej albo marży kredytowej, więc takich procentów tu nie podajemy. Jest natomiast twardy dowód na poziom wyżej: Corbett, Montes-Sancho i Kirsch (Management Science, 2005) na próbie wszystkich notowanych certyfikowanych producentów w USA wykazali po certyfikacji ISO 9000 istotną nadwyżkową poprawę rentowności aktywów i wzrostu sprzedaży. Skoro certyfikacja poprawia wyniki, których pilnuje dyrektor finansowy, warto wiedzieć, przez które pozycje to działa. Poniżej mechanizm i miejsca, gdzie szukać efektu we własnych liczbach.
Klauzula 6.1 — dlaczego to jest temat dyrektora finansowego
ISO 9001:2015 wprowadziła klauzulę, której nie było w poprzednich wersjach: 6.1, działania odnoszące się do ryzyk i szans. Organizacja ma:
- określić ryzyka i szanse wobec zamierzonych wyników systemu zarządzania jakością
- zaplanować działania odnoszące się do nich
- włączyć te działania w procesy systemu
- ocenić ich skuteczność
Norma celowo nie narzuca metody. Matryca ryzyka, FMEA czy analiza przyczyn i skutków są dopuszczalne na równi, organizacja wybiera sama. Wymagane jest natomiast podejście systematyczne, udokumentowane i poddane audytowi.
Dla dyrektora finansowego jest to najtańsza droga do formalnych ram zarządzania ryzykiem operacyjnym w firmie, która nie ma jeszcze rozbudowanego systemu korporacyjnego w rodzaju COSO Enterprise Risk Management. Klauzula 6.1 nie zastąpi pełnego systemu ERM i nie ma sensu udawać, że zastępuje. Domyka natomiast podstawową warstwę: ryzyka są nazwane, przypisane, a ktoś z zewnątrz sprawdza raz w roku, czy ten proces działa.
Metodykę, której klauzula 6.1 nie zawiera, dostarcza ISO 31000. To norma z wytycznymi, nie do certyfikacji, więc traktuje się ją jako uzupełnienie warsztatowe.
Gdzie szukać efektu finansowego
| Pozycja | Mechanizm | Jak sprawdzić u siebie |
|---|---|---|
| Składki ubezpieczeń (OC, CMR, majątek) | Niższa oczekiwana szkodowość jako argument w negocjacji | Poprosić brokera o wycenę w dwóch wariantach |
| Rezerwy na reklamacje | Usuwanie przyczyn źródłowych zamiast objawów (klauzule 8.7 i 10.2) | Porównać liczbę i powtarzalność reklamacji rok do roku |
| Warunki finansowania | Jakość zarządzania jako czynnik jakościowy w ocenie kredytowej | Zapytać wprost analityka w banku finansującym |
| Koszt badania sprawozdania | Węższy zakres prac przy uporządkowanej dokumentacji procesów | Ustalić z biegłym przy planowaniu badania |
Ubezpieczenia
Ubezpieczyciele korporacyjni oceniają jakość zarządzania jako jeden z czynników ryzyka, obok historii szkód i profilu działalności. Firma z udokumentowanym i audytowanym systemem jakości wypada w tej ocenie lepiej niż porównywalna firma bez systemu.
Nie da się jednak uczciwie podać uniwersalnej wielkości efektu. Waga tego czynnika różni się między ubezpieczycielami i rodzajami polis, a przy złej historii szkód nie zrównoważy jej żaden certyfikat. Praktyczny ruch dla dyrektora finansowego jest prosty: przy najbliższej odnowie poprosić brokera o wycenę w wariancie z certyfikatem i bez, na własnych danych. To jedyna liczba, która się liczy.
Rezerwy na reklamacje
Klauzula 8.7 (nadzór nad wyrobem niezgodnym) i klauzula 10.2 (niezgodność i działania korygujące) wymagają, by po każdej reklamacji szukać przyczyny źródłowej, a nie tylko naprawiać skutek. Firma z dojrzałym systemem powinna widzieć trzy rzeczy:
- mniej reklamacji przy tej samej skali sprzedaży
- krótszy czas obsługi pojedynczej sprawy
- rzadsze powtórki tego samego problemu
Trzeci punkt jest najważniejszy dla bilansu, bo rezerwa odzwierciedla oczekiwaną powtarzalność. Jeżeli powtórki znikają, podstawa rezerwy maleje. Skala zależy od punktu wyjścia i firma, która ma już uporządkowany proces reklamacyjny, zyska tu wyraźnie mniej niż firma, która dopiero go buduje.
Finansowanie
Banki nie publikują wag w swoich modelach oceny ryzyka i każde twierdzenie, że konkretny bank obniża marżę o określoną wartość za certyfikat, byłoby nieuprawnione. Wiadomo natomiast, że w ocenie kredytów inwestycyjnych obok czynników ilościowych występują jakościowe, a jakość zarządzania operacyjnego do nich należy. Przewaga certyfikatu polega na tym, że analityk może go sprawdzić u niezależnej strony, zamiast opierać się na opisie od kredytobiorcy.
Praktycznie: przy najbliższym wniosku warto zapytać analityka wprost, czy i jak certyfikat wpływa na ocenę. Odpowiedź będzie konkretna i będzie dotyczyć waszej firmy, a nie średniej rynkowej.
Badanie sprawozdania finansowego
Biegły rewident bada m.in. otoczenie kontrolne i procesy mające wpływ na sprawozdawczość. Uporządkowana dokumentacja procesów, zapisy z audytów wewnętrznych i przegląd zarządzania zmniejszają część pracy, którą inaczej biegły musiałby wykonać od zera. Czy przełoży się to na cenę badania, zależy od zakresu i od tego, jak wygląda porozumienie z firmą audytorską — to rozmowa do przeprowadzenia na etapie planowania.
Czego klauzula 6.1 wymaga naprawdę
Warto sięgnąć do tekstu normy zamiast do jej streszczeń. ISO 9001:2015 w klauzuli 6.1.1 nakazuje uwzględnić kontekst organizacji i wymagania stron zainteresowanych, a następnie określić ryzyka i szanse, którymi trzeba się zająć, by system osiągał zamierzone wyniki, by wzmacniać skutki pożądane, ograniczać niepożądane oraz doskonalić system.
W języku finansowym są to cztery znajome obszary:
- osiąganie zamierzonych wyników, czyli operacyjna realizacja budżetu
- wzmacnianie skutków pożądanych, czyli szanse, których nikt nie wykorzysta samoczynnie
- ograniczanie skutków niepożądanych, czyli zarządzanie ryzykiem
- doskonalenie, czyli poprawa wskaźników rok do roku
Dokładne brzmienie wymagania warto zweryfikować w polskim wydaniu PN-EN ISO 9001:2015, bo przy klauzulach normatywnych parafraza bywa myląca.
Co z tego wynika
Dyrektor finansowy firmy o przychodzie kilkudziesięciu do kilkuset milionów złotych, która nie ma jeszcze ISO 9001, powinien policzyć normę jak każdą inną inwestycję. Cztery liczby do zebrania przed decyzją:
- Roczna suma składek ubezpieczeniowych i data najbliższej odnowy
- Wartość rezerw na reklamacje oraz liczba i powtarzalność reklamacji za dwa ostatnie lata
- Koszt obsługi kredytów i termin najbliższego wniosku lub renegocjacji
- Koszt badania sprawozdania i zakres uzgodniony z biegłym
Do każdej z nich należy dopisać, ile realnie może się zmienić, pytając brokera, analityka i biegłego, a nie przyjmując wartości z artykułu. Dopiero wtedy zestawienie z kosztem wdrożenia i trzyletniego cyklu certyfikacji jest rachunkiem, a nie życzeniem.
Pierwszy krok operacyjny to audyt zerowy wykonany przez akredytowaną jednostkę certyfikującą. Trwa 2-5 dni, kończy się listą luk względem normy i oszacowaniem kosztu wdrożenia. Nie zobowiązuje do certyfikacji, a daje twardą podstawę do decyzji.
Powiązane materiały
- ISO 9001 jako system operacyjny firmy — artykuł filarowy
- Czy systemy ISO podnoszą wartość spółki — co mówią badania: przegląd dowodów
- Fundusze inwestycyjne i wycena firmy przy fuzjach i przejęciach
- Lista kontrolna przed debiutem giełdowym: certyfikat w prospekcie
- Skalowanie firmy z 50 do 500 osób: progi wzrostu
- ISO 37001 — przeciwdziałanie korupcji, siostrzana norma zgodności
Multicert — audyt zerowy z perspektywy finansowej
Multicert prowadzi audyty zerowe ISO 9001 z naciskiem na klauzulę 6.1, czyli ryzyka i szanse. Raport wskazuje luki względem normy i obszary, w których wdrożenie może oddziaływać na pozycje kosztowe: ubezpieczenia, rezerwy, koszt finansowania i zakres badania sprawozdania.
Zespół doradców klienta tel.: (+48) 508 354 544 e-mail: info@multicert.pl
Literatura:
- PN-EN ISO 9001:2015 — Systemy zarządzania jakością — Wymagania (klauzule 6.1, 8.7, 10.2)
- ISO 31000:2018 — Risk management — Guidelines
- ISO 22301:2019 — Security and resilience — Business continuity management systems
- COSO Enterprise Risk Management Framework, 2017
- C. J. Corbett, M. J. Montes-Sancho, D. A. Kirsch, The Financial Impact of ISO 9000 Certification in the United States, Management Science 51(7), 2005