Regulamin świadczenia usług

Niniejszy regulamin (dalej: Regulamin) określa warunki świadczenia usług certyfikacji systemów zarządzania, certyfikacji wyrobów, audytów dostawców i inspekcji przez:

Multicert Sp. z o.o.
ul. Mydlarska 47A
04-690 Warszawa
NIP: 9522163792, REGON: 367470425, KRS: 0000681322 (Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy)

(dalej: Multicert).

Regulamin obowiązuje od 17 kwietnia 2026 r.

• Klient — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, na rzecz której Multicert świadczy Usługi.
• Usługa — świadczenia Multicert objęte zakresem niniejszego Regulaminu, w szczególności audyty i certyfikacje.
• Audit — proces oceny zgodności systemu zarządzania, wyrobu lub procesu z określonymi kryteriami (normy, regulacje, dokumenty referencyjne).
• Certyfikacja — proces zakończony wystawieniem certyfikatu zgodności.
• Akredytacja — formalne potwierdzenie kompetencji jednostki certyfikującej przez krajowy organ akredytujący (w PL: Polskie Centrum Akredytacji — PCA).

Multicert świadczy następujące Usługi:

• Certyfikacja systemów zarządzania ISO — w tym ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 13485, ISO 22000, ISO 50001, ISO 42001 i inne.
• Certyfikacja wyrobów CE / UKCA — w tym MDR (wyroby medyczne), PPE (środki ochrony indywidualnej), Machinery, PED, LVD, EMC, RED, ATEX, GAR.
• Certyfikacja wyrobów budowlanych — Zakładowa Kontrola Produkcji (ZKP), znak budowlany B, beton towarowy (PN-EN 206), CPR. Akredytacja PCA AC 210.
• Audyty dostawców i inspekcje — oceny dostawców na zlecenie Klientów korporacyjnych.

Procedura zawarcia umowy obejmuje następujące kroki:

1. Klient składa zapytanie ofertowe — telefonicznie, mailowo lub poprzez formularz na stronie multicert.pl/kontakt.
2. Multicert przygotowuje indywidualną wycenę Usługi w oparciu o zakres, branżę, liczbę lokalizacji i pracowników.
3. Po akceptacji wyceny strony zawierają pisemną umowę o świadczenie Usługi.
4. Multicert ustala plan auditu i skład zespołu audytorskiego.
5. Audyt jest realizowany w terminie uzgodnionym z Klientem.

Cena Usługi jest ustalana indywidualnie i podawana w wycenie przed zawarciem umowy. Wycena obejmuje wszystkie pozycje cyklu certyfikacyjnego (audyt certyfikacyjny, audyty nadzorcze, recertyfikacja) — bez ukrytych kosztów.

Płatność realizowana jest na podstawie faktury VAT. Terminy płatności i ewentualne raty określa umowa zawarta z Klientem.

W cenie nie są uwzględnione koszty badań typu wyrobu w akredytowanych laboratoriach zewnętrznych (jeśli są wymagane) — fakturowane są bezpośrednio przez laboratorium.

W zakresie własnej akredytacji PCA AC 210 (wyroby budowlane, ISO/IEC 17065) certyfikat wystawia samodzielnie Multicert.

W pozostałych obszarach (systemy zarządzania ISO, wyroby CE/UKCA) Multicert prowadzi audyt i pełną dokumentację, a certyfikat (lub notyfikacja CE) jest wystawiany przez współpracującą międzynarodową jednostkę akredytowaną posiadającą odpowiedni zakres akredytacji (typowo ISO/IEC 17021-1 dla systemów lub ISO/IEC 17065 dla wyrobów).

Wszystkie certyfikaty są honorowane na rynkach UE — PCA i akredytacje partnerskich jednostek są sygnatariuszami porozumień EA MLA / IAF MLA.

Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą sposobu wykonania Usługi.

Reklamacje należy składać na adres: biuro@multicert.pl lub pisemnie na adres siedziby spółki. Reklamacja powinna zawierać: nazwę Klienta, opis problemu, oczekiwany sposób rozpatrzenia.

Multicert rozpatruje reklamację w terminie 30 dni od jej otrzymania. W szczególnych przypadkach (konieczność zasięgnięcia opinii zewnętrznej) termin może być przedłużony — Klient zostanie o tym poinformowany.

Klient ma prawo wnieść apelację od decyzji certyfikacyjnej Multicert (np. decyzja o nieudzieleniu, zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu).

Procedura apelacyjna jest realizowana zgodnie z wymaganiami norm ISO/IEC 17021-1 (systemy zarządzania) i ISO/IEC 17065 (wyroby) — przez niezależną komisję apelacyjną, której członkowie nie brali udziału w decyzji będącej przedmiotem apelacji.

Apelacje należy wnosić w terminie 30 dni od otrzymania decyzji na adres: biuro@multicert.pl.

Multicert deklaruje pełną bezstronność w prowadzeniu działań certyfikacyjnych — zgodnie z wymaganiami norm ISO/IEC 17021-1 i ISO/IEC 17065.

W szczególności Multicert:

• nie świadczy usług doradczych ani wdrożeniowych w obszarze, który następnie certyfikuje (rozdzielenie consulting / certification),
• nie posiada powiązań kapitałowych z Klientami, które mogłyby wpływać na obiektywność audytu,
• identyfikuje, dokumentuje i monitoruje potencjalne konflikty interesów,
• poddaje system zarządzania bezstronnością nadzorowi Komitetu ds. Bezstronności.

Wszystkie informacje uzyskane przez Multicert podczas audytu i procesu certyfikacji są poufne.

Wyjątki od zasady poufności (informacje mogą być udostępnione bez zgody Klienta):

• Polskie Centrum Akredytacji (PCA) lub inny organ akredytujący — w ramach nadzoru akredytacyjnego.
• Współpracujące jednostki certyfikujące — w zakresie niezbędnym do wystawienia certyfikatu.
• Organy publiczne i instytucje uprawnione — na żądanie wynikające z przepisów prawa.

Pracownicy i audytorzy Multicert są zobowiązani umowami o zachowaniu poufności (NDA).

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustaw szczególnych dotyczących certyfikacji i akredytacji.

Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby Multicert (Warszawa).

Multicert zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu — aktualna wersja dostępna jest pod adresem multicert.pl/regulamin. Zmiany nie mają wpływu na umowy zawarte przed datą ich wejścia w życie.