Transfer certyfikatu ISO między jednostkami certyfikującymi — procedura wg IAF MD 2 (2026)

Transfer certyfikatu jest formalną procedurą przeniesienia ważnego, akredytowanego certyfikatu systemu zarządzania (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 i innych) z jednej jednostki certyfikującej do innej. Procedura jest regulowana dokumentem IAF MD 2:2017 (IAF Mandatory Document for the Transfer of Accredited Certification of Management Systems) — wiążącym dla wszystkich jednostek akredytowanych przez organy z porozumienia IAF MLA. Niniejszy artykuł opisuje warunki kwalifikujące, zakres dokumentacji wymaganej, procedurę audytu transferowego oraz typowy czas realizacji.

Niniejszy artykuł nie zawiera oferty handlowej. Pełna wycena transferu jest sporządzana indywidualnie po analizie dokumentacji z jednostki pierwotnej, zgodnie z praktyką branżową wszystkich akredytowanych jednostek certyfikujących.

Podstawa formalna — IAF MD 2:2017

Transfer akredytowanej certyfikacji systemów zarządzania jest jednolicie uregulowany na poziomie międzynarodowym dokumentem IAF MD 2:2017 (Issue 2, version 2017-01-19, dostępnym publicznie na iaf.nu). Dokument określa:

• Warunki kwalifikujące certyfikat do transferu
• Wymagania wobec jednostki przyjmującej (akceptującej transfer)
• Procedurę przeglądu przedtransferowego (analiza dokumentacji)
• Zakres audytu transferowego
• Sposób utrzymania ciągłości cyklu certyfikacyjnego

Wszystkie jednostki akredytowane w PCA (Polska), DAkkS (Niemcy), UKAS (Wielka Brytania), ANAB (USA) i innych organach z IAF MLA są zobowiązane do stosowania tej samej procedury — co umożliwia transfer transgraniczny (np. z TÜV niemieckiego do Multicert polskiego, lub odwrotnie).

Warunki kwalifikujące transfer

Zgodnie z IAF MD 2:2017 transfer jest dopuszczalny przy łącznym spełnieniu następujących warunków:

1. Certyfikat aktualnie ważny i nie zawieszony. Certyfikat musi być w okresie ważności (zwykle 3-letni cykl), nie może być zawieszony, cofnięty ani zakwestionowany przez jednostkę pierwotną.

2. Wystawiony przez jednostkę akredytowaną w organie z IAF MLA. Jednostka pierwotna musi posiadać akredytację w PCA lub innym organie krajowym z porozumienia IAF Multilateral Agreement. Certyfikaty wystawione przez jednostki nieakredytowane nie podlegają transferowi w trybie IAF MD 2.

3. System zarządzania utrzymywany w sposób ciągły. Organizacja musi wykazać prowadzenie audytów wewnętrznych, przeglądów zarządzania, postępowanie z niezgodnościami zgodnie z wymaganiami normy referencyjnej. Długie przerwy w prowadzeniu systemu wykluczają transfer.

4. Brak otwartych niezgodności znaczących. Wszystkie niezgodności znaczące (Major NC) z poprzednich audytów muszą być zamknięte. Niezgodności drobne (Minor NC) mogą być w trakcie korekty — z udokumentowanym planem działań korygujących.

5. Bez istotnych zmian zakresu wymagających pełnej procedury. Transfer obejmuje certyfikat w jego aktualnym zakresie. Istotne zmiany zakresu (nowe lokalizacje, nowe procesy, nowe normy referencyjne) wymagają pełnej procedury certyfikacyjnej zamiast transferu.

Przegląd przedtransferowy — weryfikacja dokumentacji

Pierwsza faza procedury transferu to przegląd przedtransferowy — analiza dokumentacji prowadzona przez jednostkę przyjmującą przed audytem na miejscu. Wymagany zestaw dokumentów:

1. Aktualny certyfikat z jednostki pierwotnej (skan, oryginał do wglądu)
2. Raport z ostatniego audytu certyfikacyjnego lub recertyfikacyjnego (Etap 1 + Etap 2 lub recertyfikacyjny)
3. Raporty z wszystkich audytów nadzorczych w bieżącym cyklu certyfikacyjnym
4. Dokumentacja niezgodności i działań korygujących z bieżącego cyklu (raporty działań korygujących)
5. Raporty audytów wewnętrznych prowadzonych przez organizację
6. Protokoły przeglądów zarządzania
7. Zakres certyfikacji w precyzyjnym brzmieniu (lokalizacje, procesy, kody EA)
8. Potwierdzenie braku otwartych niezgodności znaczących (oświadczenie zarządu lub raport zakończenia działań korygujących)

Przegląd przedtransferowy w Multicert trwa typowo 3-7 dni roboczych od kompletu dokumentów. Wynik przeglądu jest podstawą decyzji o przyjęciu zlecenia transferu i ustaleniu zakresu audytu transferowego.

Audyt transferowy — zakres i czas trwania

Audyt transferowy ma zakres zbliżony do audytu nadzorczego, a nie pełnego audytu certyfikacyjnego (Etap 1 + Etap 2). Powód: jednostka przyjmująca opiera się na przeglądzie przedtransferowym oraz dokumentacji z jednostki pierwotnej, zamiast prowadzić audyt od podstaw.

Typowy zakres audytu transferowego:

• Weryfikacja zgodności systemu z normą referencyjną w zakresie wybranych klauzul (próbkowanie wg podejścia opartego na ryzyku)
• Weryfikacja realizacji działań korygujących z poprzednich audytów
• Weryfikacja kompetencji personelu odpowiedzialnego za system
• Weryfikacja zakresu certyfikacji zgłoszonego do transferu (w stosunku do certyfikatu pierwotnego)
• Próbkowanie procesów kluczowych dla zakresu certyfikacji

Czas trwania audytu transferowego zależy od skali organizacji i wynosi typowo 1-3 dni audytowych. Pełna kalkulacja dni audytowych jest sporządzana zgodnie z tabelą IAF MD 5 i potwierdzana w umowie certyfikacyjnej.

Decyzja certyfikacyjna — utrzymanie cyklu

Po audycie transferowym jednostka przyjmująca przeprowadza decyzję certyfikacyjną w trybie standardowym (zgodnie z wymaganiami ISO/IEC 17021-1). Wynik:

• Pozytywny — wystawienie certyfikatu Multicert z zachowaniem pierwotnej daty ważności (cykl 3-letni nie zaczyna się od nowa)
• Warunkowy — wystawienie certyfikatu po zamknięciu wskazanych niezgodności
• Negatywny — odmowa transferu, organizacja pozostaje przy jednostce pierwotnej lub wybiera inną drogę (pełna nowa certyfikacja)

Decyzja certyfikacyjna jest podejmowana do 30 dni od audytu, najczęściej w cyklu 7-14 dni roboczych.

Typowe powody transferu

W praktyce rynkowej transfer certyfikatu jest wybierany w następujących sytuacjach:

1. Niezadowolenie z jakości audytów jednostki pierwotnej. Audyty powierzchowne, brak merytorycznej korzyści, audytorzy bez znajomości branży klienta.

2. Wybór polskiej jednostki w miejsce zagranicznej. Organizacje współpracujące z Multicert wskazują na polski język audytu, koszt transgraniczny, dostępność doradcy obsługującego klienta lokalnie.

3. Kompetencje branżowe. Multicert posiada audytorów z konkretnymi kodami EA (np. wyroby budowlane, technologie kosmiczne, branża motoryzacyjna) — wybór jednostki o właściwym profilu kompetencyjnym.

4. Konsolidacja portfela certyfikacji. Organizacja posiadająca kilka certyfikatów u różnych jednostek może je konsolidować w jednej — co upraszcza koordynację audytów i pozwala na audyt zintegrowany (Q-E-S, Q-E-S-I).

5. Cena. Praktyka rynkowa wskazuje, że transfer jest istotnie tańszy niż pełna nowa certyfikacja — ze względu na krótszy cykl audytowy.

Procedura transferu w Multicert — kroki

1. Zapytanie wstępne — przez formularz kontaktowy lub bezpośrednio do Doradczyni Klienta. W zapytaniu należy podać: numer certyfikatu pierwotnego, jednostka pierwotna, data ważności, zakres certyfikacji, normy referencyjne.

2. Bezpłatna konsultacja wstępna — analiza możliwości transferu na podstawie podanych informacji, identyfikacja ewentualnych przeszkód formalnych.

3. Pisemna oferta indywidualna — w 2 godziny w godzinach pracy. Oferta zawiera szczegółowy harmonogram, zakres przeglądu przedtransferowego, zakres audytu transferowego, koszty pełnego cyklu.

4. Akceptacja oferty i przekazanie dokumentacji — komplet dokumentów wymaganych do przeglądu przedtransferowego.

5. Przegląd przedtransferowy — 3-7 dni roboczych. Wynik przeglądu jest komunikowany pisemnie.

6. Audyt transferowy — 1-3 dni audytowych w terminie uzgodnionym z klientem.

7. Decyzja certyfikacyjna — do 30 dni od audytu (typowo 7-14 dni roboczych).

8. Wystawienie certyfikatu Multicert z zachowaniem pierwotnej daty ważności + wpis do publicznego rejestru certyfikatów Multicert.

Akredytacja jednostki przyjmującej — weryfikacja

Każdy transfer powinien być prowadzony do jednostki akredytowanej w organie z porozumienia IAF MLA. Multicert posiada akredytację PCA AC 210 (ISO/IEC 17065) oraz partnerstwo z ČIA — Český institut pro akreditaci (akredytacja 150/2025) dla wybranych systemów ISO. Status akredytacji można zweryfikować w publicznych rejestrach:

• Rejestr PCA — jednostki certyfikujące wyroby
• Rejestr PCA — jednostki certyfikujące systemy zarządzania
• IAF — IAF MLA Status

Podsumowanie

Transfer certyfikatu zgodnie z IAF MD 2:2017 jest standardową, formalnie uregulowaną procedurą przejścia z jednej akredytowanej jednostki certyfikującej do innej. Jego główne zalety w stosunku do pełnej nowej certyfikacji to: zachowanie pierwotnego cyklu certyfikacyjnego, krótszy zakres audytu (audyt transferowy zamiast Etap 1 + Etap 2), niższy koszt. Procedura wymaga spełnienia warunków formalnych (ważny certyfikat, brak otwartych niezgodności znaczących, akredytowana jednostka pierwotna) oraz przeprowadzenia przeglądu przedtransferowego i audytu transferowego.

Kontakt

Renata Wojnowska · Doradca ds. certyfikacji · +48 730 668 341 · renata.wojnowska@multicert.pl

Pełne informacje: Recertyfikacja i transfer certyfikatu w Multicert

Powiązane artykuły:

• Certyfikacja ISO 9001 krok po kroku
• Ile naprawdę kosztuje certyfikacja ISO 9001 — i dlaczego wyceny różnią się 10-krotnie
• Certyfikacja zintegrowana ISO 9001 + 14001 + 45001