Regulamin schematu weryfikacji „Safe & Circular"

„Safe & Circular" to jeden dobrowolny program weryfikacji opakowań z trzema możliwymi zakresami wyniku: PPWR, Food Contact — materiały do kontaktu z żywnością albo PPWR + Food Contact. Przy wyniku pozytywnym Multicert wydaje Potwierdzenie weryfikacji, prawo do znaku oraz wpis do publicznego rejestru.

Status programu nazywamy wprost: PPWR opiera się na samoocenie wytwórcy (moduł A) i nie przewiduje jednostki notyfikowanej ani certyfikacji — program jest więc dobrowolnym potwierdzeniem ponad wymóg, poza zakresem akredytacji. W module PPWR deklarację zgodności sporządza wytwórca albo podmiot działający jak wytwórca; znak jej nie zastępuje.

Poziom pewności. Wariant podstawowy prowadzi do ograniczonego poziomu pewności: wniosek opieramy na przeglądzie przedłożonych dowodów i ich zgodności z kryteriami, bez niezależnego badania wyrobu, o ile nie stwierdzimy luki dowodowej albo nie zachodzi przypadek podwyższonego ryzyka dowodowego. Wariant rozszerzony, z audytem wewnętrznej kontroli produkcji i niezależnym dowodem badawczym dla wszystkich mających zastosowanie kryteriów, prowadzi do racjonalnego poziomu pewności. Poziom pewności podajemy w Potwierdzeniu i we wpisie do rejestru, żeby odbiorca wiedział, jak mocny jest dowód, na który patrzy.

Dla każdego mającego zastosowanie punktu potrzebny jest kompletny dowód: deklaracje dostawców surowca, pigmentów i klejów lub raporty badań; udokumentowana ocena minimalizowania według siedmiu kryteriów z zał. IV; dokumentacja zdolności do recyklingu i udziału recyklatu, jeśli jest deklarowany; potwierdzenie dopuszczalności formatu; projekt oznakowania; wreszcie dokumentacja techniczna z zał. VII i deklaracja zgodności sporządzona przez wytwórcę albo podmiot traktowany jak wytwórca. Importer ma odrębne obowiązki z art. 18.

Dla progów PFAS z art. 5 w module PPWR wymagamy raportu z laboratorium akredytowanego według ISO/IEC 17025. Może to być istniejący raport dostawcy, jeżeli obejmuje właściwy materiał, metody i progi; nowe badanie zlecamy wyłącznie na niezamkniętą lukę.

Znaku nie wydaje się na podstawie niekompletnej dokumentacji — brak dowodu oznacza wynik warunkowy do uzupełnienia albo negatywny.

Podstawa dowodowa i warianty

Wariant podstawowy opiera weryfikację na dokumentacji dostawców oraz, na wykazaną lukę, na raportach badań z laboratoriów partnerskich. Prowadzi się go zdalnie i jest wystarczającą podstawą wydania Potwierdzenia oraz prawa do znaku. Przedmiotem atestacji jest kompletność i poprawność dowodów wobec kryteriów programu, a nie stan wyrobu w zakładzie; wizyta u weryfikowanego podmiotu nie jest warunkiem wydania znaku. Odpowiada to praktyce schematów porównywalnych, w których ocena zdalna i ocena na miejscu są równoważnymi formami audytu.

Wariant rozszerzony obejmuje dodatkowo audyt wewnętrznej kontroli produkcji, potwierdzający, że proces produkcji zapewnia powtarzalność zgodności. Prowadzi się go zdalnie z użyciem technik informacyjno-komunikacyjnych: przegląd procedur i rejestrów, wywiad oraz dowody wideo lub zdjęcia stanowisk. Audyt na miejscu stosuje się dla przypadków podwyższonego ryzyka albo na żądanie odbiorcy weryfikowanego podmiotu. Zakres wariantu rozszerzonego opisuje indywidualna umowa i raport.

Klasy podwyższonego ryzyka dowodowego

Sama dokumentacja dostawcy nie wystarcza wszędzie tak samo. Dla przedmiotów o podwyższonym ryzyku dowodowym wynik pozytywny wymaga co najmniej jednego dowodu badawczego obejmującego to kryterium i ten komponent, z którym wiąże się ryzyko. Dowodem jest raport z laboratorium akredytowanego na zgodność z ISO/IEC 17025 w zakresie zastosowanej metody. Raport dostawcy uznajemy na równi z własnym — nie wymagamy, by badanie zlecono u naszego partnera, ani by wykonano je na nowo.

Do tej klasy zaliczamy przedmiot, gdy materiał albo komponent pochodzi od dostawcy spoza Unii; gdy dowód nie obejmuje odrębnie nadruku, farby, lakieru, powłoki albo kleju ani końcowej konfiguracji opakowania; gdy jedynym dowodem dla kryterium substancji jest oświadczenie bez metody, wyniku liczbowego i jednoznacznego oznaczenia materiału; albo gdy dokumenty budzą uzasadnioną wątpliwość co do autentyczności, spójności lub aktualności. Sam kontakt z żywnością nie zalicza opakowania do tej klasy — dla PFAS obowiązuje odrębny wymóg opisany wyżej, a badania migracji reguluje moduł Food Contact. Sama obecność nadruku czy lakieru też nie wystarcza, jeżeli dowód obejmuje te elementy odrębnie.

Raport musi być nie starszy niż 24 miesiące na dzień decyzji, obejmować wszystkie substancje potrzebne do zamknięcia kryterium oraz podawać metodę, wynik i granicę oznaczalności pozwalającą rozstrzygnąć zgodność. Wiążemy go z materiałem przez nazwę producenta i zakładu, kod wyrobu, wersję specyfikacji i oznaczenie partii próbki. Zmiana składu, dostawcy, zakładu albo procesu wymaga nowego dowodu niezależnie od wieku raportu. Bez takiego dowodu wyniku pozytywnego nie wydajemy — zastrzeżenie w Potwierdzeniu albo w rejestrze nie zastępuje brakującego badania.

Potwierdzenie weryfikacji nosi numer właściwy dla modułu i jest ważne 12 miesięcy. Ważność przedłuża coroczny nadzór — przegląd aktualności dowodów oraz zmian w opakowaniu i łańcuchu dostaw. Brak nadzoru oznacza wygaśnięcie prawa do znaku.

Każdy wynik pozytywny trafia do publicznego rejestru, dostępnego także pod kodem QR na znaku — odbiorca może samodzielnie sprawdzić status i ważność.

Znak wolno stosować wyłącznie dla zweryfikowanego opakowania, w okresie ważności, w komunikacji między przedsiębiorcami (B2B): w ofertach, kartach technicznych, dokumentacji przetargowej i kwalifikacji dostawców — zgodnie z księgą znaku.

Zabronione jest umieszczanie znaku na opakowaniu jednostkowym dla konsumenta, sugerowanie certyfikacji notyfikowanej, akredytowanej lub urzędowej, przedstawianie znaku jako rejestracji producenta w rozumieniu art. 44 PPWR, użycie po wygaśnięciu, zawieszeniu lub cofnięciu oraz rozciąganie znaku na opakowania spoza zakresu weryfikacji. Pierwszy z tych zakazów ma dwie podstawy, które się uzupełniają. Art. 14 PPWR dopuszcza twierdzenia dotyczące ekologiczności wyłącznie w odniesieniu do właściwości wykraczających poza wymogi minimalne rozporządzenia, więc znak na opakowaniu konsumenckim mógłby zostać uznany za twierdzenie niedozwolone. Art. 12 ust. 8 idzie dalej i obejmuje każdego użytkownika końcowego, co opisujemy niżej.

Typowe zastosowania. W zakresie dozwolonym mieszczą się w szczególności: odpowiedź na kwestionariusz dostawcy kierowany przez sieć handlową, zakład produkcyjny albo zamawiającego; karta techniczna i specyfikacja wyrobu przekazywana odbiorcy handlowemu; oferta handlowa i dokumentacja przetargowa; katalog i cennik dla dystrybutorów; prezentacja dla kupca; stopka korespondencji handlowej dotyczącej zweryfikowanego opakowania oraz materiały targowe dotyczące tego opakowania.

Znaku nie umieszcza się na opakowaniu. Dotyczy to każdego opakowania i jego elementów — jednostkowego, zbiorczego, transportowego i wysyłkowego. Art. 12 ust. 8 PPWR zakazuje udostępniania i eksponowania etykiet, znaków, symboli oraz napisów mogących wprowadzać w błąd lub dezorientować konsumentów oraz innych użytkowników końcowych w odniesieniu do wymagań dotyczących zrównoważoności opakowań. Przepis nie ogranicza się do konsumenta, więc to, że dany nośnik pozostaje w obrocie profesjonalnym, nie wystarcza. Znak funkcjonuje w kwalifikowanej dokumentacji handlowej.

Bez użycia korporacyjnego. Znak stosuje się zawsze bezpośrednio przy oznaczeniu zweryfikowanego opakowania, z numerem potwierdzenia i wskazaniem zakresu. Nie wolno używać go w sposób sugerujący objęcie całej działalności albo całego asortymentu — w stopce korespondencji niezwiązanej ze zweryfikowanym opakowaniem, na ogólnym banerze targowym, w materiałach o profilu firmy ani na stronie głównej serwisu.

Kanały elektroniczne. Znak wolno stosować tam, gdzie odbiorcą przekazu jest przedsiębiorca: w części serwisu przeznaczonej dla odbiorców handlowych, w profilach zawodowych, w katalogach i kartach technicznych do pobrania oraz w newsletterze handlowym. Nie wolno go umieszczać w karcie produktu w sklepie internetowym dla konsumenta, w reklamie konsumenckiej ani w opisie oferty na konsumenckiej platformie sprzedażowej. Rozstrzyga odbiorca przekazu, nie nośnik.

Znak stosuje się w postaci przekazanej przez Multicert, bez zmiany proporcji i kolorystyki oraz bez usuwania kodu QR i numeru potwierdzenia. Poprawność używania znaku możemy sprawdzać na podstawie materiałów publicznie dostępnych; na wniosek posiadacz przekazuje przykłady zastosowania w terminie 14 dni. Użycie niezgodne z regulaminem skutkuje wezwaniem do usunięcia znaku w terminie 14 dni, a bezskuteczny upływ tego terminu stanowi przesłankę zawieszenia.

Potwierdzenie zawieszamy przy braku audytu nadzoru w terminie, istotnej zmianie opakowania, jego składu materiałowego lub dostawcy bez zgłoszenia do ponownej oceny, ujawnieniu niezgodności możliwej do usunięcia, nieprawidłowym używaniu znaku po bezskutecznym wezwaniu oraz nieprzekazaniu dokumentów niezbędnych do nadzoru.

Potwierdzenie cofamy, gdy niezgodności nie da się usunąć w zakresie objętym weryfikacją, gdy wynik oparto na dokumentach nieprawdziwych lub istotnie niekompletnych, gdy przyczyna zawieszenia nie zostanie usunięta w wyznaczonym terminie, przy rażącym nadużyciu znaku, na wniosek posiadacza oraz w razie zakończenia przez niego działalności.

O stwierdzonej przesłance zawiadamiamy na piśmie, wskazując podstawę i termin na zajęcie stanowiska, nie krótszy niż 14 dni. Decyzję podejmuje osoba niezaangażowana w pierwotną weryfikację, a od decyzji przysługuje odwołanie. Zawieszenie trwa do usunięcia przyczyny, nie dłużej niż 6 miesięcy; po tym okresie potwierdzenie zostaje cofnięte. Przywrócenie nie przedłuża okresu ważności o czas zawieszenia.

Zawieszenie, przywrócenie i cofnięcie odnotowujemy w rejestrze publicznym wraz z datą zmiany statusu i ogólnie ujętą przyczyną, bez ujawniania informacji poufnych. Wpis o cofnięciu pozostaje widoczny przez 24 miesiące.

Multicert występuje wyłącznie jako niezależna strona trzecia — nie prowadzi doradztwa ani wdrożenia u weryfikowanego podmiotu; wdrożenie systemu kontroli produkcji realizuje odrębny podmiot doradczy albo sam klient. Osoba prowadząca weryfikację składa oświadczenie o braku konfliktu interesów, a decyzję podejmuje osoba niezaangażowana w przegląd.

Od decyzji weryfikacyjnej przysługuje odwołanie w terminie 30 dni — rozpatruje je osoba niezaangażowana w kwestionowaną decyzję. Skargi na działanie Multicert w ramach schematu rozpatrujemy w udokumentowanej procedurze, a ich rejestr podlega przeglądowi zarządczemu. Dane weryfikowanego podmiotu pozostają poufne — publikujemy wyłącznie informacje rejestrowe, za zgodą.