Regulamin schematu weryfikacji „Safe & Circular"

„Safe & Circular" to jeden dobrowolny program weryfikacji opakowań z trzema możliwymi zakresami wyniku: PPWR, Food Contact — materiały do kontaktu z żywnością albo PPWR + Food Contact. Przy wyniku pozytywnym wydawany jest Certyfikat zgodności opakowania z wymaganiami PPWR, przyznawane jest prawo do znaku, a wynik zamieszczany jest w publicznym rejestrze.

PPWR opiera się na samoocenie wytwórcy (moduł A) i nie przewiduje udziału jednostki notyfikowanej ani certyfikacji obowiązkowej. Safe & Circular jest dobrowolnym programem oceny zgodności opakowań. Certyfikat nie zastępuje oceny zgodności, którą przeprowadza wytwórca, ani jego deklaracji zgodności UE.

Charakter rozstrzygnięcia. Certyfikat jest wynikiem decyzji certyfikacyjnej podjętej po ocenie i niezależnym przeglądzie jej wyników, przez osobę nieuczestniczącą w ocenie. Decyzja jest jednoznaczna: pozytywna, warunkowa albo negatywna. W certyfikacie i we wpisie do rejestru wskazujemy metodę oceny zastosowaną dla kontroli produkcji — ocenę zapisów albo audyt w zakładzie — oraz kryteria pozostające poza zakresem na dzień wydania.

Dla każdego mającego zastosowanie punktu potrzebny jest kompletny dowód: deklaracje dostawców surowca, pigmentów i klejów lub raporty badań; udokumentowana ocena minimalizowania według siedmiu kryteriów z zał. IV; dokumentacja zdolności do recyklingu i udziału recyklatu, jeśli jest deklarowany; certyfikat dopuszczalności formatu; projekt oznakowania; dokumentacja techniczna z zał. VII i deklaracja zgodności sporządzona przez wytwórcę albo podmiot traktowany jak wytwórca; wreszcie wzór oznaczenia opakowania numerem typu, partii lub seryjnym wraz z nazwą i adresem pocztowym wytwórcy oraz opis procedur zapewniających zgodność produkcji seryjnej i postępowania przy zmianie dostawcy, materiału albo procesu. Importer ma odrębne obowiązki z art. 18.

Dla progów PFAS z art. 5 w module PPWR wymagamy raportu z laboratorium akredytowanego według ISO/IEC 17025. Może to być istniejący raport dostawcy, jeżeli obejmuje właściwy materiał, metody i progi; nowe badanie zlecamy wyłącznie na niezamkniętą lukę.

Znaku nie wydaje się na podstawie niekompletnej dokumentacji — brak dowodu oznacza wynik warunkowy do uzupełnienia albo negatywny.

Podstawa dowodowa i metoda oceny

Ocena obejmuje zawsze dwie części: dokumentację wyrobu — dowody dla mających zastosowanie kryteriów, uzupełniane na wykazaną lukę raportami badań — oraz kontrolę produkcji wymaganą przez art. 15 ust. 4 i pkt 3 załącznika VII. Dokumentację wyrobu ocenia się przez przegląd dokumentów; obecność audytora w zakładzie niczego do tej części nie wnosi.

Metodę oceny kontroli produkcji wyznacza rola podmiotu wobec opakowania, ponieważ od niej zależy, czyj proces rozstrzyga o zgodności wyrobu. U producenta opakowań — który wytłacza, formuje, drukuje, lakieruje, klei albo laminuje — obowiązkowy jest audyt w zakładzie. Kontroli produkcji nie ocenia się zdalnie: potrzebne są oględziny wyrobów i materiałów na składzie, prześledzenie procesu od przyjęcia materiału do wyrobu gotowego oraz odtworzenie drogi wybranej partii wstecz do dokumentu dostawy i deklaracji dostawcy. Przegląd samych zapisów pokazuje, że procedura istnieje, ale nie że opisuje rzeczywisty przebieg produkcji. U producenta pakującego, podmiotu wprowadzającego pod własną nazwą oraz importera ocenia się zapisy: kontrolę wejściową, identyfikowalność partii i tryb postępowania przy zmianie dostawcy albo materiału. Podmiot, który wytwarza choćby jeden element opakowania, w zakresie tego elementu traktowany jest jak producent opakowań.

Nadzór roczny u producenta opakowań można prowadzić zdalnie, jeżeli w audycie początkowym nie stwierdzono niezgodności dotyczących kontroli produkcji, a posiadacz nie zgłosił zmiany procesu, zakładu ani dostawcy — techniki zdalne służą wtedy potwierdzeniu aktualności dowodów, nie pierwszej ocenie procesu. U pozostałych ról nadzór prowadzi się zdalnie.

Ponowna ocena. Zmiana projektu opakowania, jego właściwości, składu materiałowego, dostawcy, procesu wytwarzania albo zakładu wymaga ponownej oceny w zakresie objętym zmianą, zgodnie z art. 15 ust. 4. Zgłoszenie zmiany nie zastępuje ponownej oceny.

Klasy podwyższonego ryzyka dowodowego

Sama dokumentacja dostawcy nie wystarcza wszędzie tak samo. Dla przedmiotów o podwyższonym ryzyku dowodowym wynik pozytywny wymaga co najmniej jednego dowodu badawczego obejmującego to kryterium i ten komponent, z którym wiąże się ryzyko. Dowodem jest raport z laboratorium akredytowanego na zgodność z ISO/IEC 17025 w zakresie zastosowanej metody. Raport dostawcy uznajemy na równi z własnym — nie wymagamy, by badanie zlecono u naszego partnera, ani by wykonano je na nowo.

Do tej klasy zaliczamy przedmiot, gdy materiał albo komponent pochodzi od dostawcy spoza Unii; gdy dowód nie obejmuje odrębnie nadruku, farby, lakieru, powłoki albo kleju ani końcowej konfiguracji opakowania; gdy jedynym dowodem dla kryterium substancji jest oświadczenie bez metody, wyniku liczbowego i jednoznacznego oznaczenia materiału; albo gdy dokumenty budzą uzasadnioną wątpliwość co do autentyczności, spójności lub aktualności. Sam kontakt z żywnością nie zalicza opakowania do tej klasy — dla PFAS obowiązuje odrębny wymóg opisany wyżej, a badania migracji reguluje moduł Food Contact. Sama obecność nadruku czy lakieru też nie wystarcza, jeżeli dowód obejmuje te elementy odrębnie.

Raport musi być nie starszy niż 24 miesiące na dzień decyzji, obejmować wszystkie substancje potrzebne do zamknięcia kryterium oraz podawać metodę, wynik i granicę oznaczalności pozwalającą rozstrzygnąć zgodność. Wiążemy go z materiałem przez nazwę producenta i zakładu, kod wyrobu, wersję specyfikacji i oznaczenie partii próbki. Zmiana składu, dostawcy, zakładu albo procesu wymaga nowego dowodu niezależnie od wieku raportu. Bez takiego dowodu wynik pozytywny nie jest potwierdzany — zastrzeżenie w Certyfikacie albo w rejestrze nie zastępuje brakującego badania.

Certyfikat zgodności opakowania z wymaganiami PPWR nosi numer właściwy dla modułu i jest ważny 3 lata, z audytem nadzoru co 12 miesięcy. Ważność w cyklu utrzymuje coroczny nadzór — przegląd aktualności dowodów oraz zmian w opakowaniu i łańcuchu dostaw; przed upływem cyklu przeprowadzamy ponowną certyfikację obejmującą pełny zakres kryteriów. W nadzorze sprawdzamy dodatkowo zdolność wskazania, kto dostarczył opakowania i komu je dostarczono, wraz z zachowaniem tych informacji przez 5 lat (10 lat dla opakowań wielokrotnego użytku) zgodnie z art. 22 PPWR, oraz tryb postępowania przy niezgodności opakowania już wprowadzonego do obrotu, obejmujący środki naprawcze i zawiadomienie organu nadzoru rynku (art. 15 ust. 8). Punkty te dotyczą zdarzeń powstających w toku obrotu, dlatego nie ocenia się ich w audycie początkowym. Brak nadzoru oznacza wygaśnięcie prawa do znaku.

Każdy wynik pozytywny trafia do publicznego rejestru. Odbiorca może samodzielnie sprawdzić aktualny status i okres ważności certyfikatu na podstawie jego numeru.

Znak wolno stosować wyłącznie dla zweryfikowanego opakowania, w okresie ważności, w komunikacji między przedsiębiorcami (B2B): w ofertach, kartach technicznych, dokumentacji przetargowej i kwalifikacji dostawców — zgodnie z księgą znaku.

Zabronione jest umieszczanie znaku na opakowaniu jednostkowym dla konsumenta, sugerowanie certyfikacji notyfikowanej, akredytowanej lub urzędowej, przedstawianie znaku jako rejestracji producenta w rozumieniu art. 44 PPWR, użycie po wygaśnięciu, zawieszeniu lub cofnięciu oraz rozciąganie znaku na opakowania spoza zakresu weryfikacji. Pierwszy z tych zakazów ma dwie podstawy, które się uzupełniają. Art. 14 PPWR dopuszcza twierdzenia dotyczące ekologiczności wyłącznie w odniesieniu do właściwości wykraczających poza wymogi minimalne rozporządzenia, więc znak na opakowaniu konsumenckim mógłby zostać uznany za twierdzenie niedozwolone. Art. 12 ust. 8 idzie dalej i obejmuje każdego użytkownika końcowego, co opisujemy niżej.

Typowe zastosowania. W zakresie dozwolonym mieszczą się w szczególności: odpowiedź na kwestionariusz dostawcy kierowany przez sieć handlową, zakład produkcyjny albo zamawiającego; karta techniczna i specyfikacja wyrobu przekazywana odbiorcy handlowemu; oferta handlowa i dokumentacja przetargowa; katalog i cennik dla dystrybutorów; prezentacja dla kupca; stopka korespondencji handlowej dotyczącej zweryfikowanego opakowania oraz materiały targowe dotyczące tego opakowania.

Znaku nie umieszcza się na opakowaniu. Dotyczy to każdego opakowania i jego elementów — jednostkowego, zbiorczego, transportowego i wysyłkowego. Art. 12 ust. 8 PPWR zakazuje udostępniania i eksponowania etykiet, znaków, symboli oraz napisów mogących wprowadzać w błąd lub dezorientować konsumentów oraz innych użytkowników końcowych w odniesieniu do wymagań dotyczących zrównoważoności opakowań. Przepis nie ogranicza się do konsumenta, więc to, że dany nośnik pozostaje w obrocie profesjonalnym, nie wystarcza. Znak funkcjonuje w kwalifikowanej dokumentacji handlowej.

Bez użycia korporacyjnego. Znak stosuje się zawsze bezpośrednio przy oznaczeniu zweryfikowanego opakowania, z numerem certyfikatu i wskazaniem zakresu. Nie wolno używać go w sposób sugerujący objęcie całej działalności albo całego asortymentu — w stopce korespondencji niezwiązanej ze zweryfikowanym opakowaniem, na ogólnym banerze targowym, w materiałach o profilu firmy ani na stronie głównej serwisu.

Kanały elektroniczne. Znak wolno stosować tam, gdzie odbiorcą przekazu jest przedsiębiorca: w części serwisu przeznaczonej dla odbiorców handlowych, w profilach zawodowych, w katalogach i kartach technicznych do pobrania oraz w newsletterze handlowym. Nie wolno go umieszczać w karcie produktu w sklepie internetowym dla konsumenta, w reklamie konsumenckiej ani w opisie oferty na konsumenckiej platformie sprzedażowej. Rozstrzyga odbiorca przekazu, nie nośnik.

Znak stosuje się w postaci przekazanej przez Multicert, bez zmiany proporcji i kolorystyki oraz bez usuwania numeru certyfikatu. Poprawność używania znaku możemy sprawdzać na podstawie materiałów publicznie dostępnych; na wniosek posiadacz przekazuje przykłady zastosowania w terminie 14 dni. Użycie niezgodne z regulaminem skutkuje wezwaniem do usunięcia znaku w terminie 14 dni, a bezskuteczny upływ tego terminu stanowi przesłankę zawieszenia.

Certyfikat zawieszamy przy braku audytu nadzoru w terminie, istotnej zmianie opakowania, jego składu materiałowego lub dostawcy bez zgłoszenia do ponownej oceny, ujawnieniu niezgodności możliwej do usunięcia, nieprawidłowym używaniu znaku po bezskutecznym wezwaniu oraz nieprzekazaniu dokumentów niezbędnych do nadzoru.

Certyfikat cofamy, gdy niezgodności nie da się usunąć w zakresie objętym weryfikacją, gdy wynik oparto na dokumentach nieprawdziwych lub istotnie niekompletnych, gdy przyczyna zawieszenia nie zostanie usunięta w wyznaczonym terminie, przy rażącym nadużyciu znaku, na wniosek posiadacza oraz w razie zakończenia przez niego działalności.

O stwierdzonej przesłance zawiadamiamy na piśmie, wskazując podstawę i termin na zajęcie stanowiska, nie krótszy niż 14 dni. Decyzję podejmuje osoba niezaangażowana w pierwotną weryfikację, a od decyzji przysługuje odwołanie. Zawieszenie trwa do usunięcia przyczyny, nie dłużej niż 6 miesięcy; po tym okresie certyfikat zostaje cofnięty. Przywrócenie nie przedłuża okresu ważności o czas zawieszenia.

Zawieszenie, przywrócenie i cofnięcie odnotowujemy w rejestrze publicznym wraz z datą zmiany statusu i ogólnie ujętą przyczyną, bez ujawniania informacji poufnych. Wpis o cofnięciu pozostaje widoczny przez 24 miesiące.

Multicert występuje wyłącznie jako niezależna strona trzecia — nie prowadzi doradztwa ani wdrożenia u weryfikowanego podmiotu; wdrożenie systemu kontroli produkcji realizuje odrębny podmiot doradczy albo sam klient. Osoba prowadząca weryfikację składa oświadczenie o braku konfliktu interesów, a decyzję podejmuje osoba niezaangażowana w przegląd.

Analiza ryzyka bezstronności. Prowadzimy i aktualizujemy udokumentowaną analizę ryzyka dla bezstronności programu. Obejmuje ona powiązania właścicielskie, personalne i handlowe, źródła przychodu oraz wpływ pozyskania handlowego na decyzję certyfikacyjną. Analizę przeglądamy co najmniej raz w roku oraz po każdej zmianie mogącej wpływać na bezstronność, a rozpoznane ryzyka wraz ze środkami ograniczającymi zapisujemy w aktach programu. Weryfikacji nie prowadzi osoba, która doradzała danemu klientowi w zakresie objętym weryfikacją.

Od decyzji weryfikacyjnej przysługuje odwołanie w terminie 30 dni — rozpatruje je osoba niezaangażowana w kwestionowaną decyzję. Skargi na działanie Multicert w ramach schematu rozpatrujemy w udokumentowanej procedurze, a ich rejestr podlega przeglądowi zarządczemu. Dane weryfikowanego podmiotu pozostają poufne — publikujemy wyłącznie informacje rejestrowe, za zgodą.